In het bedrijfsleven moeten we vaak gesprekken en transacties met klanten versnellen.Maar sommige gesprekssnelkoppelingen mogen gewoon niet worden gebruikt.

Dankzij tekst zijn acroniemen en afkortingen tegenwoordig gebruikelijker dan ooit.We zijn bijna altijd op zoek naar een kortere weg, of we nu e-mailen, online chatten, met klanten praten of sms'en.

Maar er schuilen gevaren in verkorte taal: in veel gevallen begrijpen klanten en collega's de kortere versie mogelijk niet, wat leidt tot miscommunicatie en gemiste kansen om een ​​geweldige ervaring te creëren.Klanten kunnen het gevoel hebben dat u boven, onder of om hen heen praat.

Op zakelijk vlak komt 'tekstpraat' in bijna elke situatie als onprofessioneel over, afgezien van vriendelijk geklets over mobiele telefoons.

Slecht geschreven communicatie met klanten en collega's kan zelfs carrières in gevaar brengen, zo blijkt uit een onderzoek van het Center for Talent Innovation (CTI).(Opmerking: wanneer u acroniemen moet gebruiken, is de vorige zin een voorbeeld van hoe u dit goed kunt doen. Verwijs naar de volledige naam bij de eerste vermelding, plaats het acroniem tussen haakjes en gebruik het acroniem in de rest van het geschreven bericht.)

Dus als het gaat om communicatie met klanten via welk digitaal kanaal dan ook, moet je het volgende vermijden:

Strikt tekstpraat

Met de evolutie van mobiele apparaten en sms-berichten zijn er veel zogenaamde woorden ontstaan.De Oxford English Dictionary heeft enkele veel voorkomende tekstafkortingen herkend, zoals LOL en OMG.Maar dat betekent niet dat ze geschikt zijn voor zakelijke communicatiedoeleinden.

Vermijd deze meest gebruikte afkortingen in elektronische communicatie:

• Tussen haakjes – “Trouwens”
• Lol hardop lachen"
• U – “Jij”
• OMG – “O mijn God”
• THX – “Bedankt”

Let op: Omdat FYI al bestond in zakelijke communicatie lang vóór sms-berichten, is het voor het grootste deel nog steeds acceptabel.Anders dan dat, zeg gewoon wat je echt wilt zeggen.

Dubbelzinnige termen

Zeg of schrijf zo snel mogelijk, en 99% van de mensen begrijpt dat je ‘zo snel mogelijk’ bedoelt.Hoewel de betekenis ervan universeel wordt begrepen, betekent het eigenlijk heel weinig.De mening van één persoon over ASAP is bijna altijd heel anders dan die van de persoon die het belooft.Klanten verwachten altijd dat ASAP sneller is dan wat u kunt leveren.

Hetzelfde geldt voor EOD (einde dag).Het kan zijn dat uw dag veel eerder eindigt dan die van een klant.

Daarom moeten ASAP, EOD en deze andere dubbelzinnige acroniemen worden vermeden: NLT (uiterlijk) en LMK (laat het me weten).

Bedrijfs- en branchejargon

‘ASP’ (gemiddelde verkoopprijs) kan op uw werkplek net zo populair zijn als de woorden ‘lunchpauze’.Maar voor klanten heeft het waarschijnlijk weinig tot geen betekenis.Al het jargon en de afkortingen die u vaak tegenkomt – van productbeschrijvingen tot toezichthoudende instanties van de overheid – zijn vaak vreemd voor klanten.

Vermijd het gebruik van jargon tijdens het spreken.Wanneer u echter schrijft, is het prima om de hierboven genoemde regel te volgen: spel het de eerste keer uit, plaats de afkorting tussen haakjes en gebruik de afkorting als deze later wordt vermeld.

Wat moeten we doen

Sneltoetsen (afkortingen, acroniemen en jargon) in sms-berichten en e-mail zijn in een beperkt aantal situaties oké.Houd gewoon deze richtlijnen in gedachten:

Schrijf alleen wat je hardop zou zeggen.Zou je vloeken, LOL zeggen of iets vertrouwelijks of persoonlijks delen met collega's of klanten?Waarschijnlijk niet.Houd deze zaken dus ook buiten de schriftelijke professionele communicatie.

Let op je toon.Je bent misschien vriendelijk tegen klanten, maar je bent waarschijnlijk geen vrienden, dus communiceer niet zoals je zou doen met een oude vriend.Bovendien moet zakelijke communicatie altijd professioneel klinken, zelfs als het tussen vrienden is.

Wees niet bang om te bellen.Het idee van sms-berichten en, in de meeste gevallen, e-mail?Beknoptheid.Als u meer dan één gedachte of een paar zinnen moet doorgeven, moet u waarschijnlijk bellen.

Stel verwachtingen.Laat klanten weten wanneer ze sms- en e-mailreacties van u kunnen verwachten (dat wil zeggen, reageert u in het weekend of buiten kantooruren?).

Kopieer van internetbronnen